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Betriebskosten, die zweite Miete.

Die Nebenkosten laufen gar nicht nebenbei. Die Betriebskosten machen im Schnitt 37 Prozent der Gesamtwohnkosten aus, das ist weit mehr als ein Drittel. 

Umso wichtiger ist es zu wissen, was Sie eigentlich jeden Monat zahlen und wo sich der eine oder andere Euro sparen lässt. Nur, wer seine Betriebskostenabrechnung richtig versteht, kann wirklich etwas verändern. Wir verschaffen unseren Mietern die nötige Übersicht und Transparenz dafür!

Ganz schön viel Betrieb!

Betriebskosten sind laut Definition die Kosten,die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Grundstücks, des Gebäudes oder einer Wirtschaftseinheit mit Nebengebäuden, Anlagen und Einrichtungen laufend entstehen.

Zu den Betriebskosten gehören nicht: Die Kosten der Verwaltung, die Kosten der Aufsicht, der Wert geleisteter Verwalterarbeit des Vermieters, die Kosten der Jahresabschlussprüfung und der Geschäftsführung. Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten: Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen und sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen, gehören ebenfalls nicht zu den Betriebskosten. Betriebskosten sind im Bürgerlichen Gesetzbuch und in der Betriebskostenverordnung und nicht zuletzt im Mietvertrag geregelt.

Damit können Sie rechnen. Betriebskostenabrechnung.

Die Betriebskostenabrechnung muss übersichtlich gegliedert und sollte auch für jeden verständlich sein. Laut Gesetz muss sie folgende Mindestangaben enthalten:

  • die Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
  • die Berechnung des Mieteranteils
  • den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Abrechungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum beträgt grundsätzlich 12 Monate. Häufig fällt er mit dem jeweiligen Kalenderjahr zusammen, das muss aber nicht sein. Die Abrechnung, die Sie im laufenden Jahr erhalten, bezieht sich immer auf einen bereits vergangenen Zeitraum. Der Abrechnungszeitraum wird vom Vermieter festgelegt und muss aber genau angegeben werden – z. B. vom 01.09. 2013 bis 31.08.2014. Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraumes zugesandt werden. In der Abrechnung sind alle angefallenen Kostenpositionen detailliert aufgeführt und werden mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet.

Vorauszahlungen

Der Name sagt es schon, Vorauszahlungen sind Zahlungen auf die entstehenden Betriebskosten, die monatlich in angemessener Höhe im Voraus geleistet werden.

Das ist sinnvoll und kommt beiden Seiten zugute – sowohl den Mietern als auch dem Vermieter. Den Mieter schützen die Vorauszahlungen vor hohen Nachzahlungen und dem Vermieter ermöglichen sie die Zahlung der laufenden Kosten. In der Regel wird die Höhe der Betriebskostenvorauszahlungen bei Abschluss des Mietvertrages erstmals festgelegt. Der Vermieter darf jedoch die Vorauszahlungen für künftige Zeiträume ohne Zustimmung des Mieters erhöhen, aber nur in angemessenem Rahmen und mit Begründung. Legitime Begründung sind etwa ein Mehrverbrauch im Vorjahr sowie Preiserhöhungen oder Tarifänderungen der Versorgungsbetriebe. In "angemessener Höhe" bedeutet, die Vorauszahlungen dürfen zum einen nicht zu hoch bemessen sein (keine Kreditierung des Vermieters), zum anderen nicht zu niedrig ausfallen (kein unüberschaubares Nachzahlungsrisiko).

Abrechnungseinheit

Bei der Abrechnung von Betriebskosten könnenmehrere Häuser oder Grundstücke zu einerWirtschaftseinheit zusammengefasst werden.Die angefallenen Gesamtbeträge werden jenach vertraglicher Vereinbarung auf die Anteile der einzelnen Mieter umgelegt.

Eine Wirtschaftseinheit kann bei einheitlicher Verwaltung der Gebäude gebildet werden oder wenn die Gebäude direkt nebeneinander stehen und es keine wesentlichen Unterschiede bei der Nutzung und Ausstattung gibt.

Abrechnungseinheiten können mehrere Wirtschaftseinheiten zusammenfassen, aber auch kleiner als eine Wirtschaftseinheit sein,sich beispielsweise auf eine Mietergruppe beziehen. So versorgen Heizstationen mehrere Wirtschaftseinheiten oder nur bestimmte Mietergruppen innerhalb einer Wirtschaftseinheit.

Grundstücke wiederum umfassen häufig mehrere Wirtschaftseinheiten. Hier bezieht sich die Abrechnungseinheit, wie etwa die Kosten für die Garten- und Spielplatzpflege oder die Straßenreinigungsgebühren, auf das Grundstück. Zu welcher Abrechnungseinheit die jeweilige Wohnung gehört, ist in der Betriebskostenabrechnung angegeben.

Verteilung der Betriebskosten

Betriebskosten werden anteilig auf die Mieter umgelegt. Um eine größtmögliche Gerechtigkeit zu garantieren, kommen je nach Kostenart und Nutzung der Mietfläche unterschiedliche Verteilungssysteme zum Tragen. Wie die Kosten auf die einzelnen Mietparteien umzulegen sind, ist weitgehend im Mietvertrag geregelt.

Je nach Kostenart wird nach Wohnfläche oder der Anzahl der Wohnungen verteilt. Üblich ist die Kostenaufteilung nach Wohnungsgröße. Genau heißt das: Die Kosten für einen m² der Gesamtnutzfläche multipliziert mit der Größe der Wohnung in m² ergeben Ihren Anteil.

Anders ist es beispielsweise bei Kosten für Kabelfernsehen. Diese sind unabhängig von der Wohnungsgröße und werden gleichmäßig auf alle Wohnungen verteilt. Kosten wiederum, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, müssen verbrauchsabhängig umgelegt werden.

Ein heißes Thema. Warme Betriebskosten.

Zu den abrechenbaren warmen Betriebskosten gehören alle Kosten, die mit der Lieferung bzw. Aufbereitung von Heizwärme und Warmwasser entstehen, einschließlich der Kosten für den Betrieb der zentralen Heizungsanlage. Der Wasserverbrauch selbst zählt nicht dazu. In der Heizkostenverordnung sind die Berechnung und Verteilung der warmen Betriebskosten vorgeschrieben. Danach werden die Kosten in einem festgelegten Verhältnis nach Wohnfläche und individuellem Verbrauch verteilt. Möglich ist die Aufteilung im Verhältnis von maximal 70:30 (Verbrauch: Wohnfläche) und minimal im Verhältnis von 50:50 (Verbrauch: Wohnfläche).

Um eine weitestgehend gerechte Kostenverteilung zu ermöglichen, wird zunehmend als Verteilermaßstab 70 % nach Verbrauch und 30 % nach Wohnfläche angewendet. Der individuelle Verbrauch jedes Mieters wird von Heizkostenverteilern erfasst. Die Ablesewerte sagen jedoch nichts über die tatsächlich verbrauchte Wärmemenge aus, sondern zeigen nur den anteiligen Verbrauch der einzelnen Heizkörper am Gesamtverbrauch des Hauses an.

Der Warmwasserverbrauch wird mit Hilfe des Warmwasserzählers in der Wohnung festgestellt. Laut Heizkostenverordnung werden hier nur die Kosten für die Wassererwärmung berechnet. Darüber hinaus fließen die Kosten für die Reinigung und Wartung der Warmwassergeräte mit in die Warmwasserkosten ein.

Von A wie Aufzug bis W wie Wäschepflege. Alle Betriebskostenarten im Überblick finden sie in unserem Ratgeber.

Sonst noch Fragen?

Muss der Mieter die Abrechnungsfirma zum Ablesen in die Wohnung lassen?

Ja, der Ableser muss in die Wohnung gelassen werden. Der Termin wird 10 bis 14 Tage vorher angekündigt. Kommt der Ableser zweimal vergeblich, kann nur eine nicht wünschenswerte Schätzung des Verbrauchs erfolgen oder eine dann aber für den Mieter kostenpflichtige Beauftragung eines dritten Termins vorgenommen werden.

In welcher Frist habe ich meine Betriebskostennachzahlung zu überweisen?

Grundsätzlich müssen Mieter die Abrechnung innerhalb einer bestimmten Frist – in der Regel 30 Tage - prüfen und dann begleichen. Wer Zweifel hat, ob die Abrechnung stimmt, kann sie entweder unter Vorbehalt bezahlen oder muss schriftlich widersprechen. Dafür bleibt ein Jahr Zeit.

Kann der Mieter die Abrechnung direkt bei der Messdienstfirma reklamieren?

Nein, Reklamationen und Anfragen zu den Abrechnungen sind grundsätzlich an den Vermieter zu richten, da er der Vertragspartner ist.

Wird in den Gemeinschaftsräumen auch der Heizungsverbrauch gemessen?

Nein, in diesen Räumen wird der Verbrauch nicht erfasst. Der Verbrauch dieser Räume fließt in den Gesamtverbrauch des Hauses ein und wird auf die Mieter umgelegt.

Lassen sich Betriebskosten von der Steuer absetzen?

Ja, wenn auch nicht alles. Die im Rahmen der Betriebskostenabrechnung umgelegten Kosten kann der Mieter teilweise steuerlich, gemäß §35a EStG geltend machen. Begünstigt sind Handwerkerleistungen – etwa Reparaturen, Ausbesserungs- und Wartungsarbeiten – sowie haushaltsnahe Dienstleistungen. Dazu zählen Reinigung, Hausmeisterarbeiten und Gartenpflege. Steuerlich absetzbar sind allerdings nur die reinen Arbeits- und Fahrtkosten, Materialkosten fallen nicht darunter.

Die Betriebskostenabrechnung erhält den separaten Nachweis zu abrechenbaren haushaltsnahen Dienstleistungen, welcher mit der Jahreslohnsteuerabrechnung eingereicht werden kann.

Und wer zahlt bei Leerstand?

Stehen Wohnungen oder Gewerbeflächen leer, sind die Betriebskosten, die darauf entfallen, vom Vermieter zu tragen. Die Betriebskosten für die leerstehenden Wohnungen oder Gewerberäume dürfen nicht auf die Mieter der noch genutzten Wohnungen abgewälzt werden. Werden die Betriebs- und Heizkosten nach dem Verhältnis der Wohnfläche abgerechnet, darf der Vermieter die Gesamtfläche nicht um die Fläche der leerstehenden Wohnungen und Räume reduzieren.